Управление ресурсами, в том числе и товарными, в любой компании предполагает осуществление анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т. д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени, либо штат исполнителей будет непомерно раздут. Поэтому всегда стоит ряд актуальных в этой связи вопросов:
Одним из инструментов, позволяющих вести аналитическую работу с товаром можно назвать ABC-XYZ анализ. К сожалению, этот метод показывает неплохие результаты только в условиях стабильной среды, внешних и внутренних параметров, в связи с тем, что опирается на статистические данные пройденных временных периодов. Но при правильном подходе к анализу полученных результатов может дать информацию для дополнительных прогнозных методов, учитывающих динамику среды.
ABC-XYZ анализ используется для оптимизации работы с ассортиментом товара. Оптимизация работы с ассортиментом может привести к снижению затрат на обработку товара, уменьшению вложенных в запасы капиталов, уменьшению необходимых для хранения товара складских мощностей, увеличению продаж. Увеличение продаж происходит в первую очередь за счет исчезновения дефицита в запасах товара, равномерных поставках и в концентрации внимания на наиболее значимых товарах.
То есть можно говорить о том, что этот анализ позволяет выделить значимые и проблемные товары в ассортименте, а также дает возможность применения различных подходов к управлению созданными в процессе анализа группами товарного ассортимента.
Анализ ABC-XYZ является симбиозом двух, в принципе независимых, видов анализа. Попробуем разобраться в сути каждого из них, а затем рассмотрим преимущества их комбинированного использования.
Это метод, позволяющий классифицировать ресурсы по степени их важности. В его основе лежит «принцип Парето» — 20 % всех товаров дают 80 % оборота. Отсюда вытекает, что надёжный контроль 20 % номенклатурных позиций позволяет на 80 % контролировать всю систему, будь то запасы сырья и комплектующих, либо продуктовый ряд предприятия и т.п.
Далее «принцип Парето» совершенствовался и привел к появлению собственно АВС анализа.
В развитии ABC-анализ предполагал деление товарных запасов на три категории:
Но не всегда возможно вписаться в эти рамки, и цели анализа могут предполагать другое деление. В зависимости от целей анализа может быть выделено произвольное количество групп. Чаще всего выделяют 3, реже 4-5 групп (A, B, C, D, E,…).
По сути, ABC-анализ — это ранжирование ассортимента по выделенному параметру общему для всех товаров. Ранжировать таким образом можно и поставщиков, и складские запасы, и покупателей, и длительные периоды продаж — всё, что имеет достаточное количество статистических данных. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.
Определение групп и их соотношения могут производиться экспертами, но есть и другие методы.
Наиболее наглядным методом можно назвать графический метод определения границ между группами (метод касательных). Применяется он следующим образом:
Применяя такой алгоритм можно построить математически обоснованное разбиение ассортимента или другого ресурса.
Как это использовать?
Сконцентрировать внимание на группе А, в силу того, что эта критически важная группа для бизнеса. Применять технологии в работе, которые обеспечивают наиболее благоприятное существование для этой группы, например, выделять достаточное количество средств для закупки товаров из этой группы, обеспечивать своевременность поставок, устанавливать приоритет обработки и т.д. и т.п. Анализ и контроль информации по этой группе должен осуществляться на более высоком управленческом уровне.
По группе В необходимо контролировать ситуацию в плане перехода товаров из этой группы в соседние. По товарам тяготеющим к группе А необходимо проводить мероприятия, которые могут способствовать перемещению товара в более высокую по приоритету группу. По тяготеющим к группе С понимать причины и тенденции такого тяготения.
В группе С можно искать позиции, которые можно исключить из ассортимента или они будут заменены новинками. Поставлять товары этой группы лучше партиями приближенными к планируемому объему сбыта или под заказ.
Из отрицательных моментов нужно отметить в первую очередь то, что АВС-группировка по одному показателю далеко не всегда корректно расставляет приоритеты. Для более глубокого исследования можно проводить АВС анализ по разным параметрам (например, по объему продаж, доходности, затратам на хранение и т.д.) и затем совмещать эти анализы, формируя многомерные массивы данных с выделением большего количества групп и формированием различных подходов к управлению отдельными группами. При использовании многомерного ABC-анализа количество элементов в группе А может быть существенно больше 20%.
Также ABC-анализ не умеет распознавать качество и природу данных, это должен делать аналитик перед проведением расчётов, например, часть товара может попасть в другую группу по причине сбоя у поставщика, или останется не учтенным сезонный фактор при экстраполировании результатов анализа на будущие периоды.
Некоторые отрицательные моменты применения АВС-анализа можно снять за счет использования совместных методов. Одним из которых является XYZ-анализ.
Основная идея XYZ-анализа состоит в группи¬ровании объектов по однородности анализи¬руемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации. В качестве параметра могут быть: объем продаж (количество), сумма продаж, сумма торговой наценки и т.п.
Вариация – это отклонение/изменение/различия. Коэффициент вариации, выраженный в %, показывает насколько велики были отклонения параметров за анализируемый период.
Очень важно правильно определить перио¬дичность данных, которые анализируются. Например, можно провести анализ по ежедневной от¬грузке товара со склада, но в случае, если большая часть товаров отгружается не каждый день, а поставки осуществляются один раз в квартал, результат будет недостаточно показательным. Практика показывает, что период выборки данных должен существенно превышать перио¬дичность поставок, принятую для большей части товаров.
При использовании исследования в торговле или сбыте товаров, XYZ-анализ дает возможность сделать выводы о том, насколько стабильны продажи, выявить те или иные отклонения. В конечном результате – классифицировать товары, клиентов в зависимости от равномерности продаж или покупок.
В классическом подходе в группу X попадают объекты с коэффициентом вариации до 10% - это товары, характеризующиеся стабильностью продаж и возможностью точного прогнозирования их потребления.
Группа Y – коэффициент вариации со значением от 10 до 25 % - товары, потребление которых более сложно прогнозировать, проявляются некоторые тенденции (например, сезонные колебания).
Группу Z формируют товары, не имеющие каких-либо тенденций в потреблении, потребляемые нерегулярно. Значения коэффициента вариации более 25 %.
Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.
XYZ-анализ целесообразнее проводить в натуральных измерителях, чтобы избежать влияния изменяющегося ценового фактора на результат.
Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь период (например, по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.
Результат совмещения для наглядности может сводиться в таблицу:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
X |
Высокая потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие сьабильности потребления | Средняя потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие стабильности потребления | Низкая потребительская стоимость, высокая степень надежности прогноза вследствие стабильности потребления |
Y |
Высокая потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления | Средняя потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления | Низкая потребительская стоимость, средняя степень надежности прогноза вследствие нестабильности потребления |
Z |
Высокая потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастического (случайного, неопределенного) потребления | Средняя потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастического (случайного, неопределенного) потребления | Низкая потребительская стоимость, низкая степень надежности прогноза вследствие стохастического (случайного, неопределенного) потребления |
Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.
Товары групп АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.
Товары групп AY и BY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.
Товары групп AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас значительно увеличится. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному сотруднику и т. п.
Товары группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое тратится на управление и контроль над товарами данной группы.
По товарам группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.
По товарам группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.
В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери: рост затрат на хранение, «заморозку» капитала, потери качества и т.п.
Использование совмещенного АВС / XYZ-анализа имеет ряд значительных преимуществ, к которым можно отнести следующие:
Необходимо также отметить следующие недостатки описываемых методов:
На практике, для формирования правил управления товарами/запасами используют более широкую совместную ABC — XYZ — FMR — VEN классификацию, определяя для каждой из групп собственные уникальные правила (3×3×3×3 = 81 группа). Для упрощения политики управления применяют сокращение числа групп, при этом выделяют обычно 10-15 групп.